Affidamento del sito ad agenzie web o freelance

Se la realizzazione, manutenzione e conduzione del sito web è affidato ad una agenzia web o freelance, è fondamentale la formazione di un preventivo dettagliato e possibilmente da un contratto controfirmato dalle parti, così da garantire la qualità del lavoro ed evitare sorprese come: costi crescenti e incontrollati o false aspettative reciproche e incomprensioni sui lavori da svolgere.


Linee guida per la realizzazione di siti web

Le   linee guida  sono state emanate dalla Camera di Commercio di Torino, scritte e vagliate da esperti del settore e riguardano il rapporto tra il Commitente (Università o persona fisica titolare di un progetto) e l'Incaricato  (agenzia web o freelance).

Sono molto utili per regolare il  e le reciproche attese dalla realizzazione del sito. In particolare riguardano:

  1. la definizione degli aspetti essenziali del rapporto tra le parti e l’individuazione delle reciproche obbligazioni
  2. le modalità di svolgimento del collaudo del sito realizzato
  3. la regolazione dei rapporti tra le parti circa la proprietà intellettuale del sito
  4. i servizi aggiuntivi di manutenzione e conduzione del sito
  5. il corrispettivo dovuto al Fornitore
  6. la clausola di mediazione.

Si raccomanda la lettura delle  linee guida  scaricando dal sito esterno il documento in pdf e la lettura attenta di un eventuale contratto proposto dalla Agenzia o freelance.


Il Preventivo

Il Committente deve chiedere alla agenzia web o freelance la formazione di un preventivo che:

  • sia dettagliato il più possibile
  • preveda un elenco di tutti i lavori da svolgere
  • indichi  eventuali costi non compresi nel preventivo
  • il costo complessivo di tutti i lavori

Quanto esposto in un preventivo supera le norme previste da un eventuale contratto controfirmato dalle parti. In assenza vangono le norme del Codice Civile, che spesso sono generiche e fumose, pertanto nel caso di servizi web è necessario che il preventivo sia preciso e dettagliato.

Il Committente dovrebbe chiedere la specificazione nel preventivo di alcune voci importanti. L'elenco qui fornito  è a titolo indicativo e non esaustivo, dato  che sicuramente ci sono richieste o esigenze specifiche:

  1. l'esatta descrizione del software che sarà usato per la gestione del sito (di solito è un CMS), quindi il nome del prodotto e la versione proposta
  2. se il prodotto è proprietario oppure opensource
  3. elencare i nomi di tutti i plugin o software aggiuntivo, con specificazione se gratuito o a pagamento, riguardanti ad esempio: caroselli, slider, news, moduli contatto
  4. chiedere la specificazione di quali e quante lingue saranno usate nel sito; questa richiesta non va fatta in corso d'opera
  5. l'elencazione di tutti i servizi necessari al sito e da configurare
  6. chiarire fin dall'inizio alcuni servizi che potrebbero non essere integrati nel CMS o che richiedono lavoro extra, ad esempio chiedere in un secondo tempo la configurazione di  aree riservate, installazioni di software non previsto.
  7. se scelto un servizio di hosting esterno alla università, i costi annui per l'acquisto del dominio, lo spazio web, la manutenzione e conduzione del sito
  8. il tipo di assistenza (ore e modalità) e supporto in caso di malfunzionamento (tempi di risposta, ecc.)
  9. formazione: corso presso la sede dell'Ateneo o Agenzia
  10. manuali d'uso: verificare quali guide sono disponibili e se sono dettagliate o meno
  11. dichiarare nel preventivo che il nome del dominio sarà intestato all'Ateneo o al Committente stesso. Non permettere la registrazione del nome alla agenzia o freelance, tale è una prassi scorretta.
  12. privacy - eventuali aggiunte di codice google-analytics con cookies traccianti, moduli contatti, sistema di raccolta dati (es. accesso ad aree riservate di persone che si registrano), utilizzo di newsletter interne al sito devono richiedere l'approvazione esplicita dell'utente al trattamento dei dati e prevedere la cancellazione del codice in qualsiasi  momento, o avvisare l'utente (es. uso dei cookies) e chiedere la sua approvazione, pena multe salate da parte del Garante della Privacy. L'incaricato che installa tali utilities deve inserire le formule previste per legge e rispettare la normativa vigente.
  13. l'adozione di tecniche SEO di base, ovvero: l'adozione di una sitemap per google, la creazione e configurazione del file robots.txt,la segnalazione del sito a google nel Centro Webmaster e l'installazione di un certificato per la connessione sicura https; questi ultimi due lavori, se il sito è ospitato presso i server d'Ateneo, vanno chiesti dall'Incaricato all'Ainf
  14. la modifica delle password a fine lavoro (per sicurezza e quando l'incaricato non si occupa della successiva manutenzione) e cessione delle credenziali di accesso come amministratore del sito commissionato,  nonchè un elenco di tutte le credenziali in uso (es. username e password per l'accesso al database)
  15. garantire l'accuratezza nella generazione del codice html va ottimizzato rispettando la sintassi e diminuendo il peso della pagina per quanto possibile; l'inserimento di eventuali meta informazioni sulla pagina, la segnalazione al centro webmaster di google.
  16. in particolare il sito dovrà essere visto correttamente da smart phone, cellulare, tablet, qundi essere consutlato da tutte le periferiche (mobile friendly), quindi va specificato anche il nome del bootstrap utilizzato e sua versione.
  17. il prodotto in uso dovrà comprimere le immagini, gli stili, javascript e disporre di un sistema di cache,  così da risultare più veloce.
  18. Le immagini dovranno essere ottimizzate nella dimensione e peso
  19. il preventivo deve specificare i tempi di realizzazione e la data di conclusione dei lavori
  20. al termine della realizzazione va previsto un collaudo e il sito andrà in produzione solo se lo avrà superato. Il collaudo va svolto dall'Ateneo e serve per segnalare all'Incaricato tutti i difetti riscontrati e le modifiche da apporre cosicchè certificare che il lavoro è stato  svolto  a regola d'arte
  21. va riportato chiaramente il periodo di garanzia del sito
  22. assunzione di responsabilità in caso di malfunzionamento o difetti riscontrati
  23. se la gestione del sito (es. formazione di nuovi contenuti, gestione di quelli esistenti) è affidato sempre ad agenzia web o freelance, vanno chiariti tutti i costi su base oraria o forfait, i tempi di risposta,