Affidamento del sito ad agenzie web o freelance

Se la progettazione, manutenzione e conduzione del sito web o realizzazione di software è affidato ad una agenzia web o freelance, è fondamentale la formazione di un preventivo dettagliato e possibilmente da un contratto controfirmato dalle parti, così da garantire la qualità del lavoro ed evitare spiacevoli orprese come: costi crescenti e incontrollati o false aspettative reciproche e incomprensioni sui lavori da svolgere, fino a sorgere problemi a carattere legale.


Linee guida per la realizzazione di siti web o software

Le   linee guida  sono state emanate dalla Camera di Commercio di Torino, scritte e vagliate da esperti del settore e riguardano il rapporto tra il Commitente (Università o persona fisica titolare di un progetto) e l'Incaricato  (agenzia web o freelance).

Sono molto utili per regolare il rapporto e le reciproche attese dalla realizzazione del sito. In particolare riguardano:

  1. la definizione degli aspetti essenziali del rapporto tra le parti e l’individuazione delle reciproche obbligazioni
  2. le modalità di svolgimento del collaudo del sito realizzato
  3. la regolazione dei rapporti tra le parti circa la proprietà intellettuale del sito
  4. i servizi aggiuntivi di manutenzione e conduzione del sito
  5. il corrispettivo dovuto al Fornitore
  6. la clausola di mediazione.

Si raccomanda la lettura delle  linee guida  scaricando dal sito esterno il documento in pdf e la lettura attenta di un eventuale contratto proposto dalla Agenzia o freelance.


Il Preventivo

 Il Committente deve chiedere all'Incaricato la formazione di un preventivo che:

  • sia dettagliato il più possibile
  • preveda un elenco di tutti i lavori da svolgere
  • indichi con precisione il costo complessivo di tutti i lavori
  • illustri eventuali costi non compresi nel preventivo, dovuti a lavori extra o imprevisti
  • fissi il termine ultimo per la realizzazione dei lavori

Quanto esposto in un preventivo legamente supera le norme previste da un eventuale contratto controfirmato dalle parti. In assenza di un contratto vangono le norme del Codice Civile, che spesso sono generiche, fumose e spesso interpretabili a piacimento, pertanto nel caso di servizi web è necessario che il preventivo sia preciso e dettagliato.

Il Committente dovrebbe chiedere la specificazione nel preventivo di alcune voci importanti. L'elenco qui fornito  è a titolo indicativo e non esaustivo, dato  che sicuramente ci sono richieste o esigenze specifiche riguardanti il lavoro da assegnare:

  1. l'esatta denominazione del del software che sarà usato per la gestione del sito (di solito è un CMS): il nome del prodotto e la versione proposta;
  2. se il prodotto è proprietario oppure opensource;
  3. elencare i nomi di tutti i plugin o software aggiuntivo, con specificazione se gratuito o a pagamento, riguardanti ad esempio: caroselli, slider, news, moduli contatto;
  4. chiedere la specificazione di quali e quante lingue saranno usate nel sito; questa richiesta non va fatta in corso d'opera;
  5. l'elencazione di tutti i servizi necessari al sito e da configurare;
  6. chiarire fin dall'inizio alcuni servizi che potrebbero non essere integrati nel CMS o che richiedono lavoro extra, ad esempio chiedere in un secondo tempo la configurazione di  aree riservate, installazioni di software non previsto.
  7. se scelto un servizio di hosting esterno alla università, i costi annui per l'acquisto del dominio, lo spazio web, la manutenzione e conduzione del sito;
  8. copyright: il software realizzato e/o il sito, ordinato e pagato dal Committente, dovrebbe essere di proprietà di quest'ultimo.
  9. autorizzazione o meno ad inserire in una o più pagine del sito, in forma visibile (di solito nel footer) oppure nei metatag (informazione nascosta nel codice)  il nome della azienda/freelance che lo ha realizzato
  10. il tipo di assistenza (ore e modalità) e supporto in caso di malfunzionamento (tempi di risposta, ecc.);
  11. formazione: corso presso la sede dell'Ateneo o Agenzia - durata in ore, programma;
  12. manuali d'uso: verificare quali guide sono disponibili e se sono dettagliate o meno - meglio prendere visione anzitempo del materiale e prima di assegnare il lavoro;
  13. dichiarare nel preventivo che il nome del dominio sarà intestato all'Ateneo o al Committente stesso. Non permettere la registrazione del nome alla agenzia o freelance. Si tratta di una prassi scorretta che può  implicare una serie di problemi legali non da poco. Infatti l'Incaricato può avere il pieno controllo del nome a dominio, permettendosi, in breve, di sottoporre il Committente a forme di  ricatto o ritorsione;
  14. privacy - eventuali aggiunte di codice google-analytics con cookies traccianti, moduli contatti, sistema di raccolta dati (es. accesso ad aree riservate di persone che si registrano), utilizzo di newsletter interne al sito devono richiedere l'approvazione esplicita dell'utente al trattamento dei dati personali. Ci sono norme precise per la revoca alla iscrizione alla newsletter o che obbligano di avvisare l'utente (es. uso dei cookies) e chiedere la sua approvazione, pena multe salate da parte del Garante della Privacy. L'incaricato che installa tali utilities deve inserire le formule previste per legge e rispettare la normativa vigente;
  15. l'adozione di tecniche SEO di base, ovvero: l'adozione di una sitemap per google, l'inserimento dei meta-tag description, abstract, keywords in ogni pagina, l'uso eventuale di meta-tag con og:data; la creazione e configurazione del file robots.txt.
  16. la segnalazione del sito a google nel Centro Webmaster e l'installazione di un certificato per la connessione sicura https; questi ultimi due lavori, se il sito è ospitato presso i server d'Ateneo, vanno chiesti dall'Incaricato all'Ainf;
  17. la modifica delle credenziali una volta terminato il  lavoro (per sicurezza e quando l'incaricato non si occupa della successiva manutenzione) e cessione di tutte le credenziali di accesso ai servizi  (es. come amministratore del sito, ftp, panelli di controllo, ecc.),  nonchè un elenco di tutte le credenziali in uso (es. username e password per l'accesso al database);
  18. garantire l'accuratezza nella generazione del codice html che va  ottimizzato rispettando la sintassi e ottimizzato per diminuire il peso della pagina e l'inserimento di meta informazioni sulla pagina;
  19. in particolare il sito dovrà essere visto correttamente da smart phone, cellulare, tablet, qundi essere consutlato da tutte le periferiche (mobile friendly), quindi va specificato anche il nome del bootstrap utilizzato e sua versione.
  20. il prodotto in uso dovrà comprimere le immagini, gli stili, javascript e disporre di un sistema di cache,  così da risultare più veloce.
  21. Le immagini dovranno essere ottimizzate nella dimensione e peso;
  22. il sito dovrà essere dotato di una favicon.ico
  23. il preventivo deve specificare i tempi di realizzazione e la data di conclusione dei lavori;
  24. le eventuali penali in caso di consegna ritardata dei lavori;
  25. al termine della realizzazione va previsto un collaudo e il sito andrà in produzione solo se lo avrà superato. Il collaudo va svolto dall'Ateneo e serve per segnalare all'Incaricato tutti i difetti riscontrati e le modifiche da apporre cosicchè certificare che il lavoro è stato  eseguito a regola d'arte;
  26. va riportato chiaramente il periodo di garanzia del sito, di norma stabilito il due anni;
  27. assunzione di responsabilità in caso di malfunzionamento o difetti riscontrati, riguardante la loro rimozione per tutto il periodo di garanzia
  28. se la gestione del sito (ovvero: manutenzione successiva - es. formazione di nuovi contenuti, gestione di quelli esistenti) è affidato sempre ad agenzia web o freelance, vanno chiariti tutti i costi su base oraria o forfait, i tempi di risposta.